C, PHP, VB, .NET

При ръчната обработка на запитванията на клиентите, абоната обикновенно звъни на номер, на който не е монтиран факс. Сътрудника приема заявката, намира нужния документ, отива при факс апарат, свързва се с абоната отново, и му изпраща съобщението. Загубата на време, в това число от бавната повторна връзка, е много голяма. Дори когато в линията има включен факс, не всеки абонат, особено от друг град, или друга държава, може да чака достатъчно дълго, до намирането на нужния документ.

Системата факс по заявка е технология, която автоматизира обработката на търсенето на нужната на клиента информация, и изпращането и като факсимилно съобщение. Незаменима е при голям брой на абонатите и честа употреба на шаблонни документи, тъй като не изисква постоянна техническа поддръжка и многочислен персонал, необходим при използването на голям брой обикновенни факс апарати. Изпращаните документи са с отлично качество, тъй като са формирани и съхранявани със специални програми. Времето за отговаряне на заявките е сведено до минимум, което намалява телефонните сметки на организациите, използващи системите, и пести време на клиентите им. Системата факс по заявка, позволява във веригата абонат – сътрудник – документ, да се изключи звеното сътрудник. Това може да стане по три метода, и според тях системите се разделят на три вида: с прост отговор, със съобщения, и интерактивни.

При работата на простия отговор организацията, оперираща с такава система, разпространява каталог с индексите на всички предлагани документи. Клиента звъни от своя факс на номера на системата, и след това добавя индекса на интересуващия го документ, използвайки функцията „тонален набор”. В отговор системата автоматично му изпраща желания документ. Всички документи се пазят в паметта като файлове в подходящ формат. Те могат да се създадат или като се заредят в системата с обаждане от обикновен факс, след което тя ги конвертира в използвания формат, или чрез конвертиране на компютърни текстови и графични документи със специално програма. Разглежданата система е проста за монтиране, поддръжката и се свежда до попълване на библиотеката с документи. Цената ѝ е минимална, и се определя от използваната факсимилна платка и програмите.

Системите със съобщения позволяват на клиента да избира документи, следвайки кратки гласови инструкции. Той може да въведе известен индекс на документа, да натисне бутон, съответстващ на нужната му част от менюто, съобщено автоматично, или да се свърже с оператор. Тези системи позволяват да се организират дървовидни менюта с различен брой разклонения и нива, които могат да бъдат гласови, или факсимилни. Организацията им изисква внимателен и премислен подход. Техническото обслужване освен попълването на библиотеките, изисква и строг контрол за структурата на менютата. Цената им е по-висока заради по-сложното апаратно осигуряване и по-сложните програми.

Интерактивните системи могат всичко това, и в допълнение – освен типовите документи, да формират индивидуални, по заявката на клиента. Те се създават от системата в процеса на общуването, в зависимост от набираните от клиента чрез телефонния апарат последователности от команди. След обаждането на системата, клиента въвежда своя персонален номер, парола, и следвайки гласовите команди, получава достъп до персоналната си информация.

Друг вариант за интерактивен факс по заявка е клиента да отговаря на въпросите на системата, която формира факс-отговор в зависимост от информацията, като включва или пропуска едни или други данни в документа. Така, всички съобщения формирани от интерактивната система, са индивидуални за всеки потребител.

Тези системи са най-сложни за монтиране и експлоатация, но са реално най-полезни. За формирането на всеки документ, системата се обръща към различни бази данни, и следователно трябва да бъде интегрирана в локалната мрежа на организацията. Освен от апаратното и програмното осигуряване, цената им се формира и от услугите на висококвалифицирани специалисти, необходими за монтаж, настройка и поддръжката им.

Описаните системи могат да работят в два режима.

В режима с едно повикване, клиента звъни от своя факс, избира нужния му документ и инициира незабавното му приемане с натискане на бутона „Старт”. Всички разходи се заплащат от клиента. За системите с прост отговор, това е и единствения възможен режим.

В режима с две повиквания, клиента може да позвъни на системата, да избере документ, и да въведе номера на факс, на който съобщението да бъде изпратено. Веднага след края на разговора, системата се свързва с посоченя номер. Тогава времето за изпращането на документа, се плаща от собственика на системата.

Автор: Стефан Козаров
Редактор: Филип Петров